2007年加入美國強生公司前,付小明曾在政府部門工作十餘年,他發現當時公司里很多員工利用業餘時間從事公益活動,但缺乏企業搭建的、統一參加志願活動的平臺。因此,他決定在公司里發起志願者協會。
  “我覺得在一個員工很多、文化很鮮明的企業里,如果有一個自下而上的志願者協會作為員工平等交流的平臺,在同一面旗幟下工作,將有利於提高員工的凝聚力。”付小明解釋為何要發起企業志願者協會。
  但過程並不順利,付小明首先遇到了中美在志願文化上的隔閡。新中國成立後,青年志願組織素來隸屬於團委。“我們是美國企業,美國人會認為,在中國做一個類似員工組織的東西會不會有風險。”在美國人眼裡,團委是有政治屬性的,最初在該直銷公司發起志願者協會的時候,付小明的美國同事不是很贊同。
  “我們如果在中國要成立員工志願者協會,必須說服美國同事,我們只是成立一個員工組織,中國企業的志願文化跟美國企業的志願文化是一樣的,就是貢獻時間和金錢,去社會上幫助需要幫助的人。”在付小明看來,成立員工的志願者組織並不是為了讓員工來做事,而是在員工需要從事志願服務時,由企業的志願者協會提供支持。“我們先要建立一個有形的機構,要成立志願者協會得有會長、各地分會的會長、員工加入機制。在這個基礎之上,我們建立了培訓制度、認承製度、激勵制度。”
  “此外,還要讓公司拿出資金。比如培訓,出教材,差旅,公司要支持。”付小明說道,“當然,特別關鍵的是好多企業沒有做到的—高層的支持,也要讓企業的志願文化得到社會的認可,包括大眾、政府、媒體、NGO組織的認可。”
  2007年,強生醫療器材有限公司率先成立志願者協會,4年之後,強生中國志願者協會總會成立,2012年開始,其他在華子公司先後成立志願者協會分會。經過六年的發展,志願者協會辦得有聲有色。
  官方性與草根性
  美國公司強生在中國的業務範圍涵蓋消費品、藥品、醫療設備及診斷產品等領域,大部分員工具有醫療護理的專業背景。為此,“強生中國”的企業社會責任(簡稱CSR)的發展戰略也跟醫療護理相關,主要是醫療人員能力建設,提高生命質量並改善生活水平,預防疾病和消除歧視。員工志願者協會的定位,也是期望通過持續性的公益項目和志願者活動贏得消費者和社區的信任。
  目前強生在中國共有11家子公司、1萬多名員工,如此龐大且人員繁雜的企業如何協調志願活動?
  付小明告訴本刊記者,他們設計了3種不同類型的活動發起方式:志願者協會總會發起、地區志願者協會分會發起和部門分會發起,這三種方式,也成為公司志願服務的三個不同“時代”。
  首先,在公司層面,由志願者協會總會同意發起志願活動,會指定統一的活動形式、方向與目標,引導各子公司和辦事處參與。“涓愛行動”便是每年12月份由志願者協會總會發起的志願服務活動,號召員工捐出家裡閑置且完好的衣物、學習用品、體育用品、辦公用品等資源,郵寄至貧困學校、公益機構及弱勢人群手中,11家子公司全數參與。這種組織方式,被稱為強生志願服務的1.0時代。
  此外,強生在員工較為集中的城市成立了地區性志願者分會,由志願者分會發起組織獨立的志願者活動。其特點在於,同一城市不同部門和子公司的員工均可參加活動,使各地誌願者分會成為公司內部相互認識和交流的平臺—由此,企業的志願服務進入了2.0時代。
  但最有效的是以業務部門為主體組織發起的活動。部門裡的員工相互之間更加熟識,配合度較高,因此在開展志願服務活動中參與度更高。而且部門員工具有與業務相關的專業技能,能夠針對性解決一些社會問題。在部門發起的活動中,企業高層振臂一呼,便能號召不少員工參與。2012年起,一些強生部門成立了部門志願者分會,並設計了部門分會的標誌和口號。在付小明眼中,此時的志願服務進入了3.0時代,“更主動,更高效,更制度化,也更具規模”。
  在不同“時代”,這個志願者協會都顯現了企業“官方性”與員工“草根性”結合的特點,由副總裁及董事會成員付小明擔任志願者協會會長,把握志願者協會大方向,而到具體的志願服務項目中,則由各城市分會及部門分會自由發揮。
  企業管理和志願管理
  志願服務的特點是:鐵打的營盤,流水的兵。即使對專業做志願服務的NGO而言,志願者管理也是一項技術活。
  這個美國公司的做法是建立標準化。他們委托第三方組織開發了《強生志願者管理手冊》和《強生志願服務標準化手冊》,並制定了志願者協會的管理流程。管理手冊包括志願者管理章程、財務制度、活動申請流程和資金申請流程、活動統計標準等內容,是提供給志願者骨幹的“九陽真經”。
  而標準化手冊則總結了30多種不同類型的標準化志願服務活動類型,讓組織者能夠方便地瞭解並組織志願者活動,同時還對強生的優秀志願服務案例進行總結分析,提升到理論化高度,就像一本凝聚了30多派功夫的“武林秘籍”。
  在志願協會的管理方面,強生總結出特有的SMART經驗:Selection,即選擇項目和合作伙伴;Marketing,市場分析和志願者招募;Action,項目執行;Rewarding,志願者回報;Training,志願者培訓。
  在這個架構中,完整的志願服務包括以下順序:首先瞭解員工需求並結合公司戰略,發現服務對象並尋找合作伙伴,再進行實地探訪,確定合作伙伴及服務基地。接著進行活動方案的設計,之後招募志願者,籌備活動並對志願者進行培訓。在志願服務活動執行過程中,志願者協會則負責督導志願服務,控制現場。最後,還要總結經驗和問題,傳播和推廣志願服務活動。
  此外,內部傳播也尤為重要,因為志願服務需要源源不斷的新鮮血液輸入。為此,每個員工的電腦桌面上都有一個志願者協會的日曆程序,點擊該日曆就能查找到相關志願者項目。新員工入職時,也是志願者協會招新的好時機。員工在入職培訓時,便能瞭解到公司的志願者協會及活動。企業內部的手機報、郵件和內刊也是不錯的常規傳播方式,更關鍵的是一年一度的員工溝通大會,在會上對志願者協會、項目及活動進行介紹和表彰。
  2011年和2012年,和眾澤益志願服務中心針對強生志願服務進行了兩次評估。評估發現,強生公司內部對志願服務的認同度和熱情度都非常高,100%的員工都願意參與到志願服務中來,96%的員工認為志願服務能提升員工士氣和忠誠度。從受助群體的反饋來看,評價也較正面,肯定了強生員工志願者帶來的積極變化。
  上街義賣
  目前,上海已成為國內外資企業總部最集中的城市—2013年6月底的數據顯示,外商在設立投資性公司275家,跨國公司地區總部424家、研發中心359家,企業志願管理,也在這裡逐漸發育。2012年10月,通過眾澤益志願服務中心協調,上海市志願者協會成立了上海市外企志願服務聯盟。2013年4月,聯盟成員不定期舉辦外企志願服務沙龍,分享志願服務經驗與資源。
  2013年12月7日,上海市首次舉辦外企志願服務評選活動,如果你剛好在南京西路上的靜安寺公園漫步,也許能看到強生、英特爾、拜耳等十幾個外企志願者正在公園裡擺攤義賣,企業的志願活動正在以更加多樣的形式出現在人們身邊。(中國財富)(本文源自南都網)
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     (原標題:在美國公司建志願者組織)
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